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汎インターネットピクニック日記

id:rikoの個人の日記です(✿╹◡╹) まじめなのは http://blog.nakagawariko.com こちら

殺伐と手帳の話をします

ライフハック

はてな手帳出しアドベントカレンダー2013の10日目です。id:rikoです。

承前

ほのぼのしたいい話はありません。おしゃれ要素もありません。そしてすごく長いです。

なぜ手帳なのか

デジタル時代になぜわざわざ紙のとじ手帳を持ち歩き、日々使っているのか。それは、究極的にはペンで紙に書くのが好きだからとしかいいようがありません。フリック入力苦手なので、スマホではメモできないんです。
さらに、私は、色分けしたりレイアウトに凝ったりシールで飾ったりきれいに書くのが好きなのではなく、汚く雑に書き散らかすのが好きです。そもそも日常的にきれいに丁寧にやることを強いられることが多いと、汚く雑でもよいということが癒しになります。正直、他人に手紙とか寄せ書き書いたりみたいな手書きメッセージを強いられる場面はとても苦手です。かわいくかける人がうらやましい。

今使ってる手帳

私が、今使ってるのは「EDiT」というやつで、一日一ページタイプです。2006年から一日一ページを使ってるんですが、以前はほぼ日手帳を使ってて、カズンが出た年とその次の年はカズン、またレギュラーのほぼ日に戻って、EDiTに移行しました。EDiTの特色は、

  • 普通のほぼ日とカズンのあいだのサイズ(B6)
  • ほぼ日よりカバーにこだわりが感じられない
  • ほぼ日より紙がしっかりしてる
  • ほぼ日においてお言葉が書いてあるところには著名人の生沒日とかその日の世界的イベントが書いてある

という感じで、非常に実用的なものです。大きさ、紙質、情報が邪魔にならないところ、そして罫線が格子状になってないところなどが気に入っているのでオリジナルのカバーをオーダーしてしまいました。
http://distilleryimage0.s3.amazonaws.com/e236d2d02a5311e298dc22000a1fc2d3_7.jpg

ちなみに私が最初に自分で買った手帳は、ジャーナリストの千葉敦子さんの影響でLETTSのものなのですが、その時から1日1ページのものが欲しくてお年玉で頑張って買った記憶があります。それまではファンシーショップでおまけでもらうサンリオの手帳とか使ってました。

↑古いのですが、自分の生き方を考える上で大きく影響を受けた本です。

一日一ページ手帳をどう使っているか

一日一ページ手帳の使い方は自由度が高いし、各自スタイルがあると思いますが、私は、まず、端っこのところに縦線を引いて左側はスケジュール、右側にToDoを書くというスタイルにしています。それだけです。ちなみに右側ページのスケジュールの下部にある「mj」は麻雀の略です。万が一他人に見られても大丈夫なように、出来る限り略称などを使うことを心がけているつもりです。そして字が汚く雑なので何書いてるのか判別しにくいのもセキュリティ上の理由からそうしています(嘘)
その日に終わらず翌日に回したタスクは、その日の終わりに翌日に転記してしまいます。で、転記した時点でできる限り忘れます。退社するときには仕事のことは忘れることにしていて、安心して忘れるために書き留めるという習慣になっているわけです。
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このスタイルは、かつてフランクリン・プランナーを愛用していた時に身についたものです。フランクリンプランナーは世界的に使われてる良い手帳です。あれは1日2ページ(1枚)という作りでバインダーにとめて使う形式で、スケジュールとTodoを書く面とメモ面があるんですが、その1枚目だけを再現したような形にして使ってるわけです。通常ToDoリストというのは、ToDoとして自分が認知してることだけを書きますが、フランクリン・プランナー的な考え方では、まずその日の計画を立てるということが最初で最重要のタスクであり、さらに、日々のルーティン作業から、プライベートの用事から何から何まで落とし込んだToDoを日々書きます。で、それらのタスクに優先度と緊急度を3段階で付け、やり終わったらチェック、終わらなければ翌日また転記、やらなくていいなら☓、みたいな感じの書式で日々管理していくということになります。これは、「7つの習慣」とからめて企業研修でやる会社が多いみたいで、前職では営業企画系の人がよくフランクリン・プランナーを使っていたのを思い出します。

人生は手帳で変わる 3週間実践ワークブック

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7つの習慣―成功には原則があった!

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ただ写真を見てもわかる通リ、私はそこまでストイックでないので、スケジュールもタスクもまったくタイトではない感じです。タスクがたくさんあるときは優先順位をつけるために緊急度と重要度を書いたりしますが、予定もタスクもそれほどない日やお休みの日は、あえて白紙も結構あります。手帳を使わない人はよく「続かない」とか「白紙ばっかりになってもったいない」とか言うんですが、べつにびっしり毎日埋める必要はまったくなくて、何かを書く必要がある時に手元にあればそれでいいと思って持ち歩いてます。

あと、基本的に手帳にはその日の予定とタスクしか書きません。落書きとかテンポラリなメモも書かなくはないけど、がっつり業務の記録をとったり将来の夢とか中長期的な計画を書くには手帳はデメリットが大きすぎるとおもうのです。フランクリン・プランナーは手帳をその人の外部記憶装置みたいにして何もかもを書き残して、また何年分も保管することを前提として設計されていますが、私はそれを手帳ではやりません。あと、昔を振り返ること自体があまり好きではない*1ので毎年の手帳はその次の年の春には捨てています。

月間スケジュール欄もありますが、こちらは飲み会の予定とか習い事とかサロンとかそういう不定期な予定をメモする用に使ってます。プライベートな予定はあんまりGoogleCalenderを使う習慣がないです。なんとなく入力するの忘れるので。あと月間計画のページもありますがそこには「減量」とか「節約」みたいなことを書いてます。「飲み会は月3度まで」とか。

手帳の弱点を補完するために使っているWebサービスとかアプリとか

手帳にはやっぱり弱点があって

  • 検索できない
  • リマインドしてくれない
  • だれかと共有できない
  • 落としたりなくしたり、誰かにちらっと見られてしまう可能性がある

というところはどうしても弱いので、うまいことデジタルツールで補完したほうがいいと思ってます。だいたいこういうのを使ってます。

はてなグループhttp://g.hatena.ne.jp

短期間のタスク以外の個人目標とか中長期的な夢とかは、プライベートなはてなグループを作りそこにキーワードをつくったりして好き勝手に書いてます。日常的な愚痴とかもそこで書いてる。あとちょっと大きな買い物のリストもおいてます。たまに眺めてニヤニヤする。体重とかボディサイズの記録もここです。体重記録した手帳を誰かに絶対見られたくない!!

はてなグループを完全にプライベートで運用すると有料になってしまいますが、1人で使うなら月々180円です。はてなダイアリーはてなキーワードを連動して使う便利さは使ってみないとわかりづらいんですが本当に便利。インターネットが繋がる場所ならどこからでも参照できる「鍵付きのチラシの裏」って感じ。共有ファイル機能でファイルも保管できるのでホワイトボードや紙に記録した情報も写真に撮ればキーワードで管理できます。もちろんEvernoteでもいいと思いますが、はてなグループは会社で使う業務用ツールでもあり使い慣れていて愛着があるのです。

ちなみにフランクリンプランナーでは相当突っ込んだ感じで最初に自分を掘り下げる作業をやります。*2これはとても有意義なんですけど、絶対に紙の手帳には書きたくないですね……

Google Calender (http://calender.google.com

予定を記録して適切にリマインドするということに関して、ここまですごいツールがあるというのが冷静に考えるとおかしいレベルで、それぐらいすごくて、21世紀最大の発明かも知れないってって思うほどです。人間にはいくつかの役割があると思っていますが、その役割ごとのスケジュールを記録できて、役割を同じくする人たちで共有できて、それをリマインドしてくれる、そんな秘書みたいなツールが実現できてることがすごい。スマホと連携するようになってからますますすごい。これも業務用に使ってます。リマインドは、その日の朝とスケジュール開始15分に届くように設定しています。

ただし、そのスケジュールに合わせて計画を立てるのは紙のほうがべんりなので、正直自分はそこまでデジタル化してないです。そこで、日々GoogleCalenderから紙に転記するというプロセスが発生するのです。

紙copihttp://www.kamilabo.jp/

非技術者のテキストエディタとして一番おすすめしたいソフト。私は無料バージョンのliteを使ってます。

その名の通リ、紙に書き散らす感覚で使えて、保存ボタンを押さなくてもどんどこテキストファイルとして保存されていくのがよいです。前にtDiaryの作者の人がプレーンテキストでログが保存されてることの強さを話してたけど、ほんと変な独自形式じゃなくてテキストとしてメモが保存できるのは最高すぎるほど最高だと思う。ライトユーザーはファイルシステムを意識しなくてもそのまま箱に紙を放り込んでいくような感覚で使えて、それなりに使い込む場合にはいくらでも融通が効くのがよいです。私の場合「紙」に書き散らす→整理しながら業務用や個人用のはてなグループに転記、みたいな方法もよく使いますし、日常的に必要なデータ*3を記録しておく場所にもなっています。さらにDropboxと連携することができるようになって、外出先からも参照可能になったのがもう異常に便利で手放せません。乱雑なメモ保存箱にガンガン書き散らしたチラシの裏を投げ入れていっても、後からびしっと検索できる、そういうツールです。

地味に良いのがオフラインでも使えること。オフラインで紙で下書きしておいて、ネットがつながる環境に移動したらDropboxに移したりできます。

checkpadhttp://www.checkpad.jp/

これは最近あんまり使わなくなってしまいましたが良いサービスだと思います。

GTDに特化したツールで、タスクが終わった後の挙動に生理的な気持ちよさがあり、シンプルなインタフェイスで非常によかったのですが、長期的に運用するとTodoが塩漬けになってしまって見なおさなくなってしまうのが私にはよくなかったです。500日以上放置されてるTodoを見るのはつらい……

私の場合、長期で粒度の大きいタスクとかWishlistの類ははてなグループのキーワード、短期タスクは手帳というスタイルが良いみたいでした。

Trello(https://trello.com/

技術系のチームが使ってるのでうちでも導入してみました。GTDっぽいリストをチームで共有するのはわりと便利。みんなで使うと定例会などでレビューすることになるから、それほど塩漬けになる問題は発生しない……(と思いたい)

※ちなみに、何の前置きもなしにGTDの話題をだしましたが、ざっくりいうと、やるべきことを全部todoとして書き出しましょう、みたいな方法のことです。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

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ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編 仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法

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ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

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デジタルツールと手帳を連動させる

特にスケジュールとかはその日に確認して手で手帳に転記しています。いちいち手で転記するのが面倒ではないのかって感じはしますが、転記するときに必ず頭で考えるプロセスを経るのが意外によいです。朝、Googleカレンダーを見ながらその日のスケジュールを書くことにより、ミーティングの準備をいつするかとか、このミーティングのついでにXXさんにこれを話そうとかそういうことを考えて心の準備を整えておくことができます。コピペじゃそうはいかないので、これは手を動かすことの効用かなと思ってます。

Todoもその日のタスクを持ち越した場合翌日に転記することになりますが、普通の神経の持ち主だったら何日も未着手のままのタスクを転記し続けるのって嫌だと思うので、転記してるうちに、そこで「もう少しタスクの粒度を下げてみようか」とか「一旦保留にしてしまえないか」とか考えることになります。結果、塩漬けになりにくいです。

そして、こうやって手帳に書かれた情報は、その日1日をどう過ごすかということであり、その日が終わればもう見返すことはしません。後で見返すためのログは検索できる場所にあるべきだと思っています。

大きめ付箋併用のすすめ

ちょっとまとまったメモが必要な時もありますが、メモ専用のノートのかわりに大きめの付箋を使っています。付箋はその情報が必要な期間はどこにでも貼り付けられるし、必要なくなったら捨てることができるので便利です。

タスクを付箋に書く時もあります。たとえば、週末にバーベキューの幹事を任された場合、バーベキュー関係のタスクだけを大きめの付箋に書き出すという方法が結構便利です。要は、本業と関係ない「それを考えない時には単に情報としてはノイズでしかない」みたいなTodoを隔離するのに付箋は便利。だいたい私の場合は思考がとっちらかっているので、仕事してる最中にふと週末バーベキューでやらないといけないことを思いついたりします。そういうのは付箋にメモって手帳の後ろのほうに貼り付けておくと、安心して忘れることができるのです。

実は、楽しいことだけじゃなく、むしろプライベートで重たい問題がある時こそ、この方法が威力を発揮するのでほんとおすすめです。付箋に書いてしまって見えないところに置くというのが、一旦考えるのをやめる「おまじない」になる感じです。

一週間見開きホリゾンタルタイプのお話

一時期、クオバディスのエグゼクティブというタイプを愛用してたことがあります。これはわりとサイズ大きめの正方形で、見開き一週間タイプです。

カバーは「クラブ」って種類の型押しの合皮が丈夫で発色もよくて好きでした。メディア系の女性はこれよく使ってる感じがする。

こういうスタイルが向くのは、一週間ごとに生活のリズムがある人です。私がこれを使っていた時期は、ECサイトのディレクターをやってたんですが、そのときは週に一度メルマガを発行し、週に一度売上報告をする会があって、それに合わせて業務の計画が動いていたので見開き一週間というスタイルが使い勝手がよかったのです。今はもう少し短いスパンで突然入ってくるタスクが多いので、そうなると一日一ページが便利です。ちなみに、クオバディスの手帳にも一日一ページはあるんですが、一日一ページであの紙質だとちょっと分厚すぎて実用には辛かったです。あとレイアウトもあまり好みじゃなかった。

まとめ

  • 紙の手帳は日々の日誌としてガンガン書きまくり、翌日も必要な事項は翌日に転記する。転記することで毎日気持ちをフレッシュに保てる
  • その日その日の道具であり振り返らないので、体裁とかは気にせずに気負わず書けることを重視
  • 中長期的な情報ははてなグループ、リマインドが必要なものはGoogleカレンダー、共有するものはTrelloなどWebサービスを使う
  • Todo管理は振り返るプロセスが大事
  • 厄介なことほど書いたら忘れる習慣をつけるとストレスがたまらない
  • 書くことと行動心理的なアプローチを結び付けていくといろいろはかどる

おまけ(スケジュールとTodo以外に書いてることとか)

  • 週はじめ月はじめとか新月満月みたいな区切りの時にタロット一枚引きしたり易を立てた結果とか西洋占星術で何か特徴的な星の動きがある日をメモってる(乙女!)

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「雷火豊の沢山咸に之く」とか絶対恋愛だと思ってたんだけど(遠い目)

  • 手書きで紙に字を書くのとか絵を書くのとか単純に楽しいし、ちょこちょこ落書きしてストレス解消している

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なんとなく砂肝うま太郎を描いてしまう癖がある

アドベントカレンダーは続きます

次はid:koh0605さんです。よろしくおねがいします!

*1:子供のころからの写真も10枚に満たないです

*2:自分が死んだ時にお葬式でどういう弔辞を読んでもらいたいかとか

*3:会社の住所とか家賃の振込額(二か月に一度は水道代込)とかとっさに出てこないよね